上手に仕事の引継ぎを行うために必要なこと
派遣で働いていて一番大変なのは「業務の引継ぎ」かもしれません。そんなことを最近思っています。
自分が仕事を引き継ぐ側の場合
派遣というのは、誰かの代打として入るケースが多くあります。たとえば前任者が産休に入るため、つなぎとして派遣社員を雇うとか。そうすると、代わりに業務を行うために「引継ぎ」を行わなくてはなりません。一番困るのが、中途半端な状態で職場を去られてしまうこと。日々のルーチン作業とイレギュラーな作業。どちらもきっちり引き継がなくては、今後の仕事に差支えができてしまいます。
そのためには、以下の項目に注意して引継ぎを行うと良いでしょう。
- 1ヶ月、1年の大まかな仕事の流れを把握する
- 分かりきっていること、ささいなことでもメモを取る
- イレギュラーな仕事が発生した場合、それについてもメモを取る
- ファイルやメディアの置き場所について把握しておく
- ルーチンワークを流れに沿って一通り教えてもらう
引継ぎもとの方のやり方が非効率的に見えても、そのままのやり方で引継ぎを行います。無駄に思えるようなことも、もしかしたら「ミスを防ぐため」など理由があるのかもしれません。改善をするなら、一人で仕事をやるようになってからで遅くありません。一緒にやっているときに余計なことを言うと、相手の気分を害する原因となってしまうかもしれませんし。
自分の仕事を次の担当者に引き継ぐ場合
他の人に自分の仕事を教えるというのは、なんて大変なことか。「なんとなく」でやっていたところを言語化して、理解してもらわないといけないんですもの…。毎日行う仕事が決まっているのであれば、合間を見て「業務マニュアル」を作成しておくと便利です。途中でやらなくなった作業、追加作業が発生したら、都度修正を行っていきます。マニュアルを作成しておけば、急な休みを取ることになっても安心して誰かに任せられます。
業務マニュアルを作っておいたから、引継ぎはそれを渡して終わり！というわけではないのが、ちょっと面倒なところなんですよね。
引継ぎ先の人とマニュアルに沿って作業を行ってみて、ヌケ・モレがないか確認します。そのときに怪しいところがあれば、改めて確認しておくと良いでしょう。
きっちり仕事を引き継ぐことができれば、安心して職場を去ることができますね。
